Scrum, Kanban, Agil – alles Begriffe, die in der IT bereits seit Jahren sehr gebräuchlich sind. Unsere proficom-Consultants sind zum Großteil ScrumMaster-zertifiziert. Der Einsatz von agilen Arbeitsmethoden kann die Effizienz, die Zufriedenheit und die Qualität des Produktes erhöhen. Dieses Qualitätsversprechen bieten wir all unseren Kunden im Rahmen unserer Dienstleistungen gern an.
Effizienz, Zufriedenheit und Qualität – Punkte, die wir auch intern bei unseren Kolleg:innen im Backoffice fördern und verbessern möchten. Deshalb stellten wir uns die Frage: Funktionieren agile Arbeitsmethoden auch im Backoffice? Mein Interesse war schnell geweckt und als nächstes ging es darum, die ersten Schritte zu gehen. Doch wo sollten wir ansetzen?
Marketingteam organisiert Relaunch auf agile Art
Als unsere Marketingkollegen Till und Björn im November 2020 den Relaunch unserer Webseite in Angriff nahmen, war das passende Projekt gefunden. Dabei war die Zusammenarbeit mit mehreren externen Partnern (Grafiker, Webagentur, SEO-Experten) geplant, aber auch unsere internen Kolleg:innen sollten Inhalte für unser Portfolio, zum Unternehmen und dem Karrierebereich beisteuern.
Zu Beginn starteten wir mit einem allgemeinen theoretischen Kurs, bei welchem ich den Kollegen die agilen Prinzipien, also Scrum und Kanban, näherbrachte. Dabei lernten die Kollegen Begrifflichkeiten und Abläufe kennen, welche uns beim weiteren gemeinsamen Weg unterstützten. Wir entschieden uns für Kanban als agile Methode und setzten uns in einen gemeinsamen Workshop zusammen, um die anstehenden Aufgaben mit den internen Kollegen zu bewerteten und den voraussichtlichen Prozess abzubilden. Till hat diesen Prozess anschließend in Trello übertragen. Trello ist ein auf Kanban basierender Onlinedienst, mit dem unsere Kollegen bereits Erfahrungen hatten und auch die Möglichkeit bestand, mit den externen Partnern darüber zu kommunizieren.
Regelmäßige Retrospektiven schärfen den Fokus
Nach dem Startschuss für die Erarbeitung der Website-Inhalte führten wir monatliche Retrospektiven durch, um den Prozess den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. So fielen nach wenigen Wochen die Spalten für Aufwandsschätzung und -freigabe weg. Das Review der Inhalte haben wir auf mehrere Stufen erweitert, sodass die Marketingkollegen zunächst auf dem Website-Testsystem die Inhalte einpflegen konnten, bevor es dann zur inhaltlichen Bewertung an die technische Geschäftsleitung übergeben wurde. Das Kanban-Board half den Kollegen, den Status und die Aufgaben im Blick zu behalten. So konnten sie jeden Morgen die aktuellen Prioritäten anpassen. Um einzelne Bereiche transparenter gestalten zu können, wurde das ursprüngliche Board gesplittet und in mehrere Sub-Boards unterteilt.
Anfang Oktober 2021 war es dann so weit – unsere neue Website ging live.
Die Entwicklung von HR News
Im Frühjahr 2021 haben wir damit begonnen, mit dem HR-Team mittels agiler Methoden zusammenzuarbeiten. Gemeinsam mit Jana, Tina und Daniel habe ich, wie mit den Marketingkollegen zuvor, die Theorie erläutert. Da es sich durch die vorherige Erfahrung abzeichnete, dass Kanban eher geeignet ist, verkürzten wir den Teil über Scrum und konzentrierten uns auf Kanban und seine Vorzüge.
Die Kolleg:innen sollten ein Gefühl für den Umgang mit Kanban erhalten und ein Verständnis für die agilen Ansätze entwickeln. Um dies zu erreichen, wurde ein teamübergreifendes Thema ausgewählt, da die Kolleg:innen innerhalb des HR-Alltages sonst sehr unterschiedliche Schwerpunkte haben. Deshalb fiel die Wahl auf unsere „HR News“. Hierbei ist der Fokus ein regelmäßiger Blogbeitrag zu aktuellen Geschehnissen und Ankündigungen innerhalb der Firma. Für den besseren Überblick, die Sammlung der Beiträge und deren Abstimmung sollte ein Kanban Board die Arbeit erleichtern. Hierfür wollten wir ebenso den bisherigen Prozess aufzeichnen und visualisieren. Das Board haben die Kollegen ebenfalls in Trello aufgesetzt.
Mehr Akzeptanz durch Vereinfachung und breiteres Themenspektrum
Die „HR News“ sollen monatlich veröffentlicht werden, daher trafen wir uns auch monatlich zu einer Retrospektive. Uns allen war vorher bewusst, dass nicht viel Aktivität auf dem Board stattfinden wird, es sollte ja auch eher zum Kennenlernen und Verdeutlichen dienen. Dies hatte den Nebeneffekt, dass für die Kollegen das Verfolgen auf dem Board teilweise sehr konstruiert wirkte. Das Verschieben der Aufgaben auf dem Board war für viele Prozessschritte eher hinderlich und dauerte verhältnismäßig lange. Das hemmte die Akzeptanz und die Nutzung des Boards und damit auch die regelmäßige Pflege.
In einer gemeinsamen Retrospektive sind wir den oben genannten Ursachen auf den Grund gegangen. Um eine regelmäßige Nutzung zu erreichen, haben wir den Fokus auf allgemeinere HR-Themen und Aufgaben, welche aus regelmäßigen Teammeetings oder allgemeinen Umständen entstehen, erweitert. Die offene To Do‘s sollen gepflegt und Ideen gesammelt werden, um diese gemeinsam im Teammeeting zu besprechen und zu priorisieren.
Des Weiteren dünnten wir den Prozess aus. Um die größere Vielfalt der Aufgaben darstellbar zu machen, mussten wir zu spezifische Prozessschritte entfernen. Das verschlankte den Prozess auf vier Status: Ideensammlung, zu bearbeiten, in Bearbeitung und erledigt. Wir einigten uns darauf, dass Aufgaben aus der Ideensammlung regelmäßig in den Teammeetings besprochen werden, um sie abzustimmen.
Mein persönlicher Eindruck
Aus diesen Erfahrungen lassen sich einige Schlussfolgerungen ziehen. Für das agile Arbeiten im Backoffice eignet sich – zumindest bei uns – eher der Ansatz von Kanban. Die Art der Aufgaben und die notwendige Flexibilität ähneln dem operativen Betrieb in der IT. Es ist nicht immer absehbar, welche Aufgaben anstehen und welche Wichtigkeit damit verbunden ist. Der Ansatz mit Kanban ermöglicht es, über viele verschiedene Aufgaben den Überblick zu behalten und macht die Arbeiten transparenter und effizienter.
Es ist darauf zu achten, dass ein möglichst täglicher oder zumindest wöchentlicher Berührungspunkt zu den Kontexten gefunden werden kann. Das führt zu einer kontinuierlicheren Nutzung und einer sauberen Pflege des Boards. Zu lange Zeiträume lassen letzteren eher in Vergessenheit geraten.
Selbst die teilweise Einführung von agilen Arbeitsmethoden fördert die Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Übersicht aller notwendigen Aufgaben, um effizienter und schneller Ergebnisse zu erzielen. Aufgrund der positiven Resonanz werden wir in Zukunft für weitere größere Projekte ebenso zusammenarbeiten. Geplant ist dies mit den Kolleg:innen im Vertrieb und mit unserem Admin-Team. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit und bin gespannt, welche Herausforderungen in diesen Bereichen vor mir liegen.
